電話での大事な話は録音するべき

投資家タケ:自由への第95歩

どうもタケです。

今回のテーマは【電話での大事な会話は録音するべき】というお話です。

不動産投資をする中で、特に物件購入する際には不動産会社の営業担当と電話でやり取りする機会が増えます。

その際には、購入希望の物件に関して「メール」などの形が残るものではなく、「電話」で情報を聞き出すことも多いはずです。

電話であると、当事者同士の会話ですから、「言った言わないのトラブル」やお互いの意思疎通が合わないことでの、ミスコミュニケーションが生じやすいです。

そのようなビジネスでのトラブルを解決する方法として、「業者との会話」「大事な会話」はすべて録音する癖をつけるべきだと思います。

会話を録音することで後々聴くこともできるし、証拠として音声が残るので「将来のトラブル」を未然に防ぐことも可能になります。

 

電話は「言った言わない」でトラブルになる

電話はビジネスで大事な道具です。

非常に便利だし、意思疎通や会話が瞬時にできます。

しかし、デメリットとして証拠として何を話したのか残らないことです。

会話の内容を忘れてしまえば、後々「言った言わない」のトラブルを招きます。

 

書面やメールは証拠が残る

反面、契約書やメールなどは文章でのコミュニケーションです。

つまり、どのような内容なのか証拠としてすべて残るのです。

文章で残るものは「知らなかった」「読んでいなかった」という理由は自分の責任です。

確実にお互いの意思疎通を図ることが文章にはあるのです。

したがって、契約書は必ず文章があり最後に合意のサインをすることになります。

契約書に関しては知らなかったなどの理由は、すべて自己責任になりますので、サインする前にすべて一読し、内容を理解してからサインすることが大事です。

 

税理士から追加請求された

私は以前に税理士と電話で月額の顧問料に関して相談したことがあります。

毎月の税務報告や税務相談の必要はないので、その分の月額の顧問費用を値引きしてほしいと電話で交渉しました。

その際に、電話で値引き料金の合意がされました。

しかし、1年後の決算終了後に突然税理士からメールがあり、顧問料を来月から値上げすると言われたのです。

私は寝耳に水でした。

電話でお互いに料金の合意をしたはずなのに、急に値上げをするというのです。

値上げの理由は、以前の電話での料金改定の合意を完全に忘れていたのです。

それでは私は、当時の電話での内容を運よくメモしていて、電子メールで税理士事務所の担当者へ料金に関して送っていたので、証拠として残っていたので値上げは免れました。

このように、電話では「忘れた」という理由で約束を破られるリスクもあるのです。

そのため、やむなく電話で「約束」や「決まり事」などする場合には、必ず録音をする癖をつけることをオススメします。

 

ドコモなどには自動録音機能もある

携帯会社によっては、電話を開始すると自動録音する機能を付けることができます。

月額料金が発生しますが、電話開始直後から自動で録音してくれる機能をつけることで私のように毎回手動で録音する必要がないので電話を多用する人には便利な機能です。

さらには、各携帯会社は半年間など通話記録を保存しているようですが、裁判所などからの請求がないと通話記録などを確認することができないようなので、一般的には自分で会話は録音しておくなどの対応が必要になります。

 

不動産会社とのトラブル回避

不動産投資家であれば物件購入の際に営業担当と電話する機会は多いでしょう。

その際に通話時間が長くなったり情報量が多い場合などもあるはずです。

そうなると、話した内容を忘れることもあるはずです。

ビジネスでは「言った言わないのトラブル」や意思疎通ができずにトラブルになることが多いです。

特に不動産会社の担当者は複数の投資家と常時連絡を取っているため、情報量が常に多く頭がパンク状態の人もいるはずです。

そうなると、担当者さんも自分の言ったことや聞いたことを忘れることも多いでしょう。

そんなことでトラブルが無いように常時通話は録音し、大事な内容であれば保存するようにしましょう。

もちろん、大事な情報でない場合には毎回通話終了後に削除することで、情報を整理しておくことができます。

 

物件購入の際の多いトラブル

私は物件購入の際に、建物の付属設備に関して電話で聞くこともあります。

例えば、インターネット費用や水道は大家負担かどうか、エアコンなどどんな設備が付いているのか、過去にリフォームした実績があるのかどうかなどです。

これらの細かい情報が後ほどトラブルの元にもなったりします。

もちろん、リフォームの実績があれば後ほど書面でエビデンスを送ってもらうこともありますが、電話だと証拠が残らないのでトラブルリスクは高いのです。

一方で、電話だとスピード感を持って情報の伝達ができるので、使わざる負えないのです。

 

スマホがあれば簡単録音

電話を録音するという行動は実は非常にシンプルです。

スマホを使用していれば録音をするのはボタン一つでできてしまいます。

ただ、毎回録音する「癖」を身に着けていないと忘れたということも多々あるでしょう。

私自身も毎回録音する癖を最近始めましたが、忘れることもあるので大事な会話を証拠として残すことができないこともあります。

もちろん友達との通話などビジネスとは関係ない話は録音する必要はないです。

 

アプリなども豊富

スマホを使用していれば、初期の状態から録音機能が内臓されている場合もあれば、アプリで録音機能ができるソフトをダウンロードすることも可能です。

いずれにしてもボイスレコーダーなどのような機器を追加で購入する必要もなく手軽に通話録音できるのです。

 

パソコン内に簡単保存可能

録音した音声は手軽にパソコンに保存することができます。

スマホ内に保存しておくリスクとしては、スマホを失くした場合や壊れた場合には音声データを聴くことができなくなります。

そのため、私がおススメするのはパソコンかgoogleドライブなどのクラウドへ保存しておくことです。

特にクラウド内であれば、パソコンとスマホの両方が故障したとしても安全に情報を取り出すことができます。

 

裁判など大事な時には自分を守ってくれる

録音は裁判などになった際には大事な証拠として効力を発揮します。

特にビジネスにおいてはどんな場面でもトラブルになることも多いです。

常時、電話での会話内容を証拠として残しておくことは、万が一の時に自分の身を守ることにもつながるでしょう。

最近ではニュースなどで社内の内部告発など音声データを公開しているケースも増えています。

音声は大事な証拠になりますので、普段から会話や電話内容を記録しておくのは大事だと思います。

 

まとめ

・電話は記録や証拠が残らない特徴があるので、トラブルになりやすい

・文章や契約書は記録が残るので、トラブルになりにくい

・ビジネスなどの大事な会話はトラブル防止のために録音する癖をつけるべき

・録音は万が一に自分の身を守ることになる

コメントを残す

メールアドレスが公開されることはありません。 * が付いている欄は必須項目です